Kiedyś pewna osoba powiedziała mi, że najcenniejszym zasobem jakim dysponujemy jest nasz czas. Stracone pieniądze możemy odzyskać, relacje możemy odbudować (przynajmniej większość, jeśli odpowiednio o to zadbamy), lecz czasu, który minął nie będziemy w stanie przywrócić. Obserwując samą siebie oraz ludzi wokół zauważyłam jak wiele osób skupia się na rzeczach naprawdę nieistotnych. Można spędzić godziny przeglądając Facebooka, które tak naprawdę nie wnoszą niczego pozytywnego do naszego życia. Jak pewnie zauważyliście, bardzo lubię temat zarządzania czasem. Własna organizacja jest dla mnie bardzo ważna. Często mam z nią problem, dlatego nieustannie szukam coraz to nowych technik, które pozwolą mi uporać się z tym. Dzisiaj przedstawię Wam jedną z nich.

Czym jest Macierz Eisenhowera?

Twórca tej techniki, generał Eisenhower rzekł:

to co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne

Zbyt często skupiamy się na rzeczach, które nie są dla nas priorytetem, przez co zdarza nam się pomijać te, które są naprawdę istotne. Bez odpowiedniego ustalenia naszych priorytetów, będziemy marnować sporo czasu na bezużyteczne czynności. Celem tej techniki jest właśnie określenie tego na czym powinniśmy się skupić, a co wyeliminować. Autor stworzył coś w rodzaju macierzy z podziałem czynności.

macierz eisenhowera

Jak to wygląda w praktyce?

W pierwszej ćwiartce umieszczamy czynności, które musimy niezwłocznie wykonać, ponieważ „goni nas termin”.  Ich zbagatelizowanie grozi nieprzyjemnymi konsekwencjami. W tym miejscu znajdują się również awaryjne sytuacje takie jak zawiezienie zepsutego laptopa do serwisu, albo nauka dzień przed egzaminem (zaniedbana czynność z ćwiartki drugiej). Powinniśmy planować tak, aby ta ćwiartka była pusta.

W drugiej ćwiartce umieszczamy wszystkie ważne czynności, które jesteśmy w stanie rozplanować w czasie. Mogą to być nasze hobby, spotkania z przyjaciółmi, regularna nauka podczas semestru, chodzenie na siłownie, ćwiczenia fizyczne, plany i cele. Na tej ćwiartce powinniśmy skupić się najbardziej, jeśli nie przyłożymy się do odpowiedniego planowania, niektóre z tych czynności trafią do ćwiartki 1.

W trzeciej ćwiartce umieszczamy czynności, które muszą być natychmiastowo wykonane, lecz które nie są dla nas zbyt ważne. Na przykład telefony, maile, niektóre prośby innych ludzi. Rzeczy z tej ćwiartki możemy delegować innym osobom. Zbyt mocne skupianie się na nich, nie spowoduje zwiększonej produktywności ani realizacji naszych celów. Nie musimy całkowicie zaniedbywać tych zadań, lecz starać się nie poświęcać im większości naszego czasu.

W czwartej ćwiartce znajdują się bezproduktywne czynności. Są to zazwyczaj pożeracze czasu, takie jak: przeglądanie Facebooka, oglądanie telewizji, lub granie w gry komputerowe. Powinniśmy ograniczyć nasz czas poświęcony tego typu czynnościom. Nie trzeba ich w pełni eliminować, chwila odpoczynku, odstresowania jest jak najbardziej wskazana. Grunt aby rzeczy z tej ćwiartki nie zabierały nam większości czasu.

Zalety:

  • rozpisanie zadań w ten sposób, pozwala określić nasze priorytety
  • metoda uczy nas planowania swojego czasu
  • metoda ta może być podstawą do techniki pomodoro ( np. czynności z ćwiartki 1 wykonujemy korzystając z pomodoro)
  • do zastosowania od zaraz

Wady:

  • czasem możemy mieć problem z przypasowaniem zadania do ćwiartki
  • dla niektórych osób delegowanie zadań może stwarzać problem
  • zadania w poszczególnych ćwiartkach nie są jednakowo ważne i pilne, więc to też musimy uwzględnić

Podsumowanie

Macierz Eisenhowera jest dobrą techniką pozwalającą określić nam priorytety, które są niezbędne w dobrej organizacji czasu. Często ją stosowałam, lecz jak już pisałam o wadach, miałam problem z odpowiednim przypasowaniem czynności do ćwiartki. Myślę, że wynikało to ze słabej znajomości tej metody. Gdy ją lepiej poznałam, przydzielenie zadań stało się dużo prostsze. Obecnie stosuje ją raz na jakiś czas aby zobaczyć rozpisane wszystkie zadania, a następnie rozplanować je w czasie.

A Wy słyszeliście kiedyś o tej technice? Co o niej sądzicie?

  • Iwona Siekierska

    Zapoznałam się z nią, jednak stosuję własne techniki zarządzania czasem, w którym dzielę na rzeczy pilne i niepilne, ale nie tylko w pracy, ale także w życiu prywatnym. Bo domem tez trzeba zarządzać w odpowiedni sposób.

  • Doskonale znam, ale co z tego jak nigdy jej nie stosuję. Mam inne metody i aż głupio przyznać, tej nigdy nie wytestowałam na sobie. Spróbuję, może się sprawdzi! 🙂

  • Wielopokoleniowo 3

    Kiedyś o niej słyszałam i czasami staram się stosować ją w życiu – nie zawsze wychodzi … 😉

  • Słyszałam o tym wcześniej, ale nie wiedziałam, że ma nazwę 😉

  • Miałam tę tabelkę na warsztatach z zarządzania czasem, pamiętam, że nawet robiłam kiedyś taki projekt do pobrania na blogu – przypomniałaś mi, chyba do tego wrócę i odświeżę 🙂