Witajcie!

Bardzo szybko minęły wakacje, czyż nie? Ledwo co się rozpoczęły, a nim się obejrzałam, jest już koniec lata. W mgnieniu oka trzeba przestawić się na jesienny tryb, a nie zawsze jest to łatwe. Tydzień temu uczniowie rozpoczęli swoje zajęcia w szkołach, a za kilka chwil studenci wrócą na uczelnie.
Duża ilość zajęć niekoniecznie sprzyja dobrej organizacji. Z doświadczenia wiem, że właściwe zaplanowanie dnia sporo ułatwia. Dzisiaj przedstawię Wam pewną metodę, która pozwoli uporządkować codzienny harmonogram.

Metoda Alpen

Alpen jest to jeden ze sposobów zarządzania sobą w czasie. Pomaga stworzyć ogólny harmonogram dnia uwzględniając ważność poszczególnych czynności. Jej nazwa pochodzi od niemieckich słów określających sposób planowana zadań.

A -> Zrób listę zadań (aufgaben)

Na samym początku należy zrobić listę zadań do wykonania. Mogą znaleźć się tam zarówno czynności zaplanowane na ten konkretny dzień, jak i te zaległe z poprzednich dni bądź tygodni.

Taka lista jest bardzo przydatnym narzędziem. Pozwala uporządkować wszystkie obowiązki. Nie wiem jak Wy, ale ja często lubiłam polegać na swojej pamięci. Nie prowadziłam kalendarza, ani nie zapisywałam nigdzie ważnych rzeczy do zrobienia. Wprawdzie rzadko o nich zapominałam, to nieustannie miałam wrażenie, że ciągle coś „wisi” nade mną i nie mogłam w pełni skupić się na realizacji danego zadania. Mając wszystko zapisane w jednym miejscu, nie musimy się tego obawiać, a nawet może okazać się, że ilość obowiązków nie jest tak ogromna!

L -> Określ czas na poszczególne czynności (Länge schätzen)
Kolejnym krokiem jest oszacowanie czasu na poszczególne zadania. Warto jest spojrzeć na to w realny sposób. Na przykład, jeśli napisanie eseju zajmuje nam średnio 1,5 godziny, to nie zakładajmy, że tym razem szybciej sobie z nim poradzimy. Bądźmy szczerzy przed sobą. Po określeniu czasu na wykonanie każdego zadania, należy wszystko razem zsumować.

P -> Zaplanuj dzień  (Pufferzeiten einplanen)
Mając już listę zadań wraz z przydzielonym czasem do każdego z nich, możemy zająć się planowaniem. Dobrą techniką pozwalającą rozsądnie planować jest 60:40, która zakłada, że nigdy nie jesteśmy w stanie zaplanować wszystkiego. Niemal zawsze znajdą się jakieś nieprzewidziane sytuacje, awarie, zmiany, na które nie mamy wpływu. Należy zatem planować jedynie 60% danego nam czasu, zaś 40% przeznaczyć na rezerwę. Więcej na ten temat pisałam TU.

alpen

E -> Ustal priorytety (Entscheidungen treffen)
Teraz przyszła kolej na ustalenie priorytetów. Nie wszystkie czynności są jednakowo ważne. Niektóre z nich są bardzo istotne, ich wykonanie, a raczej brak będzie pociągał sporo negatywnych konsekwencji. Na naszej liście również znajdą się także pozycje, których realizacja nie musi nastąpić w trybie natychmiastowym. Warto zatem jest skupić się głownie na tych kluczowych czynnościach. Dobrą techniką umożliwiającą właściwe sprecyzowanie wartości zadań jest Macierz Eisenhowera, której poświęciłam oddzielny wpis. Możecie go znaleźć TU.

N -> Kontrola (Nachkontrolle)
Ostatnim krokiem jest kontrola naszych działań. Warto jest zrobić specjalną listę zadań, na której będziemy odhaczać kolejno wykonane czynności. Planer dnia możesz znaleźć TU.
Jeśli czegoś nie udało się zrealizować, można daną pozycję przenieść na kolejny dzień.

Co sądzicie o metodzie ALPEN? Jakie są Wasze sposoby na dobrą organizacje dnia?

  • Nie znałam wcześniej tej metody, tzn. kojarzyłam tylko nazwę. Wygląda bardzo w porządku, tak sensownie i logicznie. Czytając, miałam wrażenie, że te kolejne punkty są naturalną konsekwencją poprzednich.

  • Nie znałam wcześniej tej metody. Może wypróbuje. Zawsze posiłkuję się metodą zarządzania czasu nakreślona u Stevena Covey w „7 nawyków skutecznego zarządzania”.

  • Nie wiedziałam, że jest taka metoda. A jako mistrz nieogaru myślę, że mi się przyda ;).